Ориентиране в глобалните проверки на миналото: Ръководство за верификационни услуги

В днешния взаимосвързан свят бизнесът все повече разширява своите операции и работна сила отвъд границите. Тази глобализация налага задълбочено разбиране на услугите за проверка на миналото, които играят решаваща роля за смекчаване на риска, осигуряване на съответствие и насърчаване на безопасна и сигурна работна среда. Това изчерпателно ръководство предоставя преглед на проверките на миналото, като изследва техните видове, правни аспекти, глобални вариации и най-добри практики за работодатели по целия свят.

Какво представляват проверките на миналото?

Проверката на миналото, известна още като проверка при наемане или предварителна проверка при наемане, е процес на разследване на миналото на дадено лице с цел проверка на неговата самоличност, оценка на годността му за определена роля и идентифициране на потенциални рискове. Тези проверки обикновено включват проверка на информация, предоставена от лицето, и събиране на данни от различни източници, включително публични регистри, образователни институции и предишни работодатели. Обхватът и дълбочината на проверката на миналото могат да варират в зависимост от индустрията, изискванията на длъжността и приложимите закони.

Защо са важни проверките на миналото?

Проверките на миналото са от съществено значение за организации от всякакъв мащаб и в различни индустрии. Те предлагат няколко ключови предимства:

• Смекчаване на риска: Проверките на миналото помагат за идентифициране на потенциални рискове, свързани с наемането на дадено лице, като например история на престъпна дейност, измама или насилие. Тази информация позволява на работодателите да вземат информирани решения за наемане и да защитят своите служители, клиенти и активи.
• Съответствие: Много индустрии са обект на регулации, които изискват проверки на миналото за определени позиции. Неспазването на тези регулации може да доведе до глоби, санкции и правни задължения.
• Подобрена безопасност на работното място: Чрез проверка на потенциалните служители, работодателите могат да създадат по-безопасна и по-сигурна работна среда. Това е особено важно в индустрии, където служителите взаимодействат с уязвими групи от населението, като деца или възрастни хора.
• Подобрен морал на служителите: Задълбоченият процес на проверка на миналото може да увери настоящите служители, че организацията се е ангажирала с поддържането на безопасно и етично работно място.
• Защита на репутацията: Наемането на неквалифициран или нечестен служител може да навреди на репутацията на организацията и да доведе до финансови загуби. Проверките на миналото помагат за защита на имиджа и доверието в марката на организацията.

Видове проверки на миналото

Конкретните видове извършвани проверки на миналото ще варират в зависимост от ролята, индустрията и приложимите правни изисквания. Често срещаните видове проверки на миналото включват:

Проверки за съдимост

Проверките за съдимост са предназначени да идентифицират лица с история на престъпна дейност. Тези проверки обикновено включват търсене в местни, национални и международни криминални бази данни за досиета за арести, присъди и висящи обвинения. Наличността и достъпността на свидетелствата за съдимост варират значително в различните държави.

Пример: В Съединените щати проверките за съдимост могат да включват търсене в бази данни, поддържани от щатски и федерални правоприлагащи агенции. В някои европейски държави достъпът до свидетелства за съдимост е по-ограничен и може да изисква специално законово разрешение.

Проверка на трудовия стаж

Проверката на трудовия стаж включва свързване с предишни работодатели за потвърждаване на точността на датите на заетост, длъжностите и отговорностите на кандидата. Тя може също да включва запитвания относно представянето на кандидата и причините за напускане. Този тип проверка помага да се проверят квалификациите на кандидата и да се идентифицират всякакви потенциални тревожни сигнали.

Пример: При наемане на висша ръководна длъжност в Канада, работодателят може да се свърже с предишните компании на кандидата, за да провери неговия лидерски опит и управленски умения. В някои азиатски страни свързването с предишни работодатели може да изисква изричното съгласие на кандидата.

Проверка на образованието

Проверката на образованието потвърждава точността на образователните акредитиви на кандидата, като степени, дипломи и сертификати. Тази проверка обикновено включва директно свързване с образователни институции за проверка на датите на записване на кандидата, придобитата степен и датата на завършване. Точната проверка на образованието е от решаващо значение за роли, изискващи специфични квалификации.

Пример: При наемане на лекар в Обединеното кралство, работодателят ще провери медицинската степен на кандидата в съответното медицинско училище и лицензионен съвет.

Проверка на самоличността

Проверката на самоличността потвърждава самоличността на кандидата чрез проверка на неговото име, адрес, дата на раждане и друга лична информация. Тази проверка обикновено включва сравняване на информацията, предоставена от кандидата, с държавни документи за самоличност и публични регистри. Силната проверка на самоличността е основополагаща за всички други проверки на миналото.

Пример: При наемане на служител на дистанционна работа от Аржентина, работодателят може да използва онлайн услуги за проверка на самоличността, за да потвърди самоличността на кандидата чрез проверка на паспорта и валидиране на адреса.

Кредитни проверки

Кредитните проверки предоставят информация за кредитната история на кандидата, включително неговата история на плащания, непогасени дългове и фалити. Макар и противоречиви, кредитните проверки понякога се използват за позиции, включващи финансови отговорности или достъп до чувствителна финансова информация. Законосъобразността на кредитните проверки за целите на заетостта варира в зависимост от юрисдикцията.

Пример: В Съединените щати някои щати имат закони, ограничаващи използването на кредитни проверки за целите на заетостта. В някои европейски страни кредитните проверки обикновено са забранени, освен ако няма законна бизнес нужда и съгласие на кандидата.

Проверка на професионални лицензи

Проверката на професионални лицензи потвърждава, че кандидатът притежава необходимите лицензи и сертификати за извършване на конкретна работа. Тази проверка е особено важна за регулирани професии, като лекари, адвокати, инженери и счетоводители. Тя включва свързване със съответните лицензионни съвети за проверка на акредитивите на кандидата.

Пример: При наемане на адвокат в Австралия, работодателят ще провери лиценза на кандидата за практикуване на право в съответната щатска адвокатска колегия.

Проверка на препоръки

Проверката на препоръки включва свързване с лица, които могат да предоставят информация за уменията, опита и характера на кандидата. Тези препоръки обикновено се предоставят от кандидата и могат да включват бивши ръководители, колеги или преподаватели. Проверките на препоръки могат да предоставят ценна качествена информация за годността на кандидата за ролята.

Пример: При наемане на софтуерен инженер в Индия, работодателят може да се свърже с бившите ръководители на проекти на кандидата, за да събере обратна връзка относно неговите технически умения и способности за работа в екип.

Проверка в социалните медии

Проверката в социалните медии включва преглед на профилите на кандидата в социалните медии за потенциално проблематично съдържание, като дискриминационни забележки, незаконна дейност или непрофесионално поведение. Този тип проверка става все по-често срещан, но също така поражда опасения за поверителността. Работодателите трябва да гарантират, че проверката в социалните медии се извършва по справедлив и недискриминационен начин.

Пример: Работодателите трябва да имат ясни политики за това как ще провеждат проверки в социалните медии. В някои страни, като Германия, това е по-регулирано и изисква сериозна обосновка. Общото „тролене“ в социалните медии обикновено не е позволено.

Правни аспекти при проверките на миналото

Проверките на миналото са обект на различни правни регулации, които варират значително в различните държави. Работодателите трябва да са наясно с тези регулации и да гарантират, че техните практики за проверка на миналото са съвместими. Ключовите правни аспекти включват:

Закони за защита на данните

Законите за защита на данните, като Общия регламент за защита на данните (GDPR) на Европейския съюз, регулират събирането, използването и съхранението на лични данни. Работодателите трябва да получат съгласието на кандидата преди да проведат проверка на миналото и трябва да гарантират, че данните се обработват сигурно и се използват само за законни цели. GDPR се прилага в световен мащаб, ако имате клиенти/служители в ЕС.

Пример: Съгласно GDPR, работодателите трябва да предоставят на кандидатите ясна и прозрачна информация относно процеса на проверка на миналото, включително видовете данни, които ще се събират, целите, за които ще се използват данните, и правата на кандидата за достъп, коригиране и изтриване на техните данни.

Закони против дискриминацията

Законите против дискриминацията забраняват на работодателите да дискриминират кандидатите въз основа на защитени характеристики, като раса, религия, пол и национален произход. Работодателите трябва да гарантират, че техните практики за проверка на миналото нямат непропорционално въздействие върху защитени групи.

Пример: В Съединените щати Комисията за равни възможности за заетост (EEOC) е издала насоки относно използването на проверки за съдимост, като подчертава, че работодателите трябва да вземат предвид естеството и тежестта на престъплението, времето, изминало от престъплението, и естеството на въпросната работа.

Закон за справедливо кредитно отчитане (FCRA)

FCRA е американски закон, който регулира използването на потребителски доклади, включително кредитни доклади, за целите на заетостта. Работодателите трябва да получат съгласието на кандидата преди да получат потребителски доклад и трябва да предоставят на кандидата копие от доклада, ако той се използва за вземане на неблагоприятно решение за наемане.

Пример: Ако работодател откаже работа на кандидат въз основа на информация в неговия кредитен доклад, работодателят трябва да предостави на кандидата копие от доклада и резюме на неговите права съгласно FCRA.

Закони „Ban-the-Box“

Законите „Ban-the-Box“, известни още като закони за справедлив шанс, ограничават работодателите да питат за криминалното минало на кандидата в първоначалния формуляр за кандидатстване. Целта на тези закони е да се даде на кандидатите със съдимост справедлив шанс да бъдат разгледани за заетост.

Пример: Много щати и градове в САЩ са приели закони „Ban-the-Box“. Тези закони обикновено позволяват на работодателите да се интересуват от криминалното минало на кандидата едва след като е направено условно предложение за работа.

Международни регулации

При извършване на проверки на миналото в международен план, работодателите трябва да са наясно със специфичните правни регулации във всяка държава. Тези регулации могат да варират значително и могат да включват ограничения върху видовете информация, която може да се събира, процеса за получаване на съгласие и използването на информацията от проверката на миналото при вземане на решения за наемане.

Пример: В някои европейски държави може да се изисква работодателите да получат одобрение от работнически съвет или орган за защита на данните преди провеждане на проверки на миналото. В други страни достъпът до определени видове информация, като например свидетелства за съдимост, може да бъде ограничен.

Глобални различия в практиките за проверка на миналото

Практиките за проверка на миналото варират значително в различните държави поради различия в правните регулации, културните норми и наличността на данни. Работодателите трябва да са наясно с тези различия и да адаптират своите практики за проверка на миналото съответно. Ето някои ключови съображения:

Наличност на данни

Наличността и достъпността на данните варират значително в различните държави. В някои държави публичните регистри са лесно достъпни, докато в други достъпът до информация е ограничен.

Пример: В Съединените щати свидетелствата за съдимост обикновено са публични регистри, въпреки че достъпът може да варира в зависимост от щата. В някои европейски държави достъпът до свидетелства за съдимост е по-ограничен и може да изисква специално законово разрешение.

Културни норми

Културните норми също могат да повлияят на практиките за проверка на миналото. В някои култури се счита за натрапчиво да се пита за личния живот на кандидата, докато в други това е по-приемливо.

Пример: В някои азиатски култури може да се счете за неуместно провеждането на кредитни проверки или проверки в социалните медии без изричното съгласие на кандидата.

Езикови бариери

Езиковите бариери също могат да представляват предизвикателство при извършване на проверки на миналото в международен план. Работодателите трябва да гарантират, че разполагат с необходимите езикови умения, за да комуникират ефективно с кандидатите, предишните работодатели и образователните институции.

Пример: При наемане на кандидат от Бразилия, ако екипът по човешки ресурси не говори португалски, те ще трябва да превеждат документи и евентуално да намерят говорещи португалски специалисти, които да се свържат с предишни работодатели.

Съображения за разходи

Разходите за проверки на миналото също могат да варират значително в различните държави. Работодателите трябва да вземат предвид разходите за проверки на миналото при бюджетирането на международни наемания.

Пример: Проверките на миналото в някои европейски държави могат да бъдат по-скъпи, отколкото в Съединените щати, поради по-строгите регулации за защита на данните и по-високите разходи за труд.

Най-добри практики за извършване на проверки на миналото в световен мащаб

За да се гарантира, че проверките на миналото се извършват ефективно и законосъобразно, работодателите трябва да следват тези най-добри практики:

• Разработете ясна политика: Разработете писмена политика за проверка на миналото, която очертава видовете проверки, които ще се извършват, целите, за които ще се използва информацията, и процеса за получаване на съгласие.
• Получете съгласие: Получете писменото съгласие на кандидата преди провеждане на каквито и да било проверки на миналото. Уверете се, че формулярът за съгласие е ясен, кратък и лесен за разбиране.
• Използвайте реномиран доставчик: Партнирайте си с реномиран доставчик на услуги за проверка на миналото, който има опит в провеждането на международни проверки и е запознат с правните регулации във всяка държава.
• Спазвайте законите за защита на данните: Уверете се, че всички практики за проверка на миналото са в съответствие с приложимите закони за защита на данните, като например GDPR.
• Избягвайте дискриминацията: Уверете се, че практиките за проверка на миналото не дискриминират кандидатите въз основа на защитени характеристики.
• Предоставете уведомление и възможност за отговор: Ако проверката на миналото разкрие информация, която може да доведе до неблагоприятно решение за наемане, предоставете на кандидата уведомление и възможност за отговор.
• Поддържайте поверителност: Поддържайте поверителността на информацията от проверката на миналото и я защитавайте от неоторизиран достъп.
• Редовно преглеждайте и актуализирайте политиките: Редовно преглеждайте и актуализирайте политиките за проверка на миналото, за да сте сигурни, че те са в съответствие с приложимите закони и най-добри практики.
• Документирайте всичко: Водете щателни записи за всяка стъпка в процеса, от получаването на съгласие до вземането на решения за наемане.

Избор на услуга за верификация на проверките на миналото

Изборът на правилната услуга за верификация на проверките на миналото е от решаващо значение за осигуряването на точни, съвместими и ефективни проверки. Вземете предвид тези фактори при избора на доставчик:

Глобален обхват и експертиза

Изберете доставчик с доказан опит в провеждането на международни проверки на миналото и задълбочено разбиране на правните и културни нюанси на различните държави.

Съответствие и сигурност

Уверете се, че доставчикът спазва всички приложими закони за защита на данните и има стабилни мерки за сигурност за защита на чувствителна информация.

Точност и надеждност

Изберете доставчик, който използва надеждни източници на данни и прилага строги процедури за контрол на качеството, за да гарантира точността на своите доклади.

Време за изпълнение

Вземете предвид времето за изпълнение на доставчика за завършване на проверките на миналото, особено ако имате спешни нужди от наемане.

Клиентска поддръжка

Изберете доставчик, който предлага отлична клиентска поддръжка и отговаря бързо на вашите запитвания.

Възможности за интеграция

Ако е възможно, изберете доставчик, който може да се интегрира с вашите съществуващи HR системи, за да оптимизирате процеса на проверка на миналото.

Цена

Сравнете разходите на различните доставчици и изберете такъв, който предлага конкурентни цени, без да прави компромис с качеството.

Бъдещето на проверките на миналото

Областта на проверките на миналото непрекъснато се развива, движена от технологичния напредък и променящите се правни пейзажи. Някои ключови тенденции, които трябва да се наблюдават, включват:

• Увеличена автоматизация: Автоматизацията оптимизира процеса на проверка на миналото, правейки го по-бърз и по-ефективен.
• Използване на изкуствен интелект (ИИ): ИИ се използва за анализ на данни и по-ефективно идентифициране на потенциални рискове.
• Фокус върху непрекъснатото наблюдение: Непрекъснатото наблюдение става все по-популярно, позволявайки на работодателите да следят миналото на служителите на постоянна основа.
• Акцент върху поверителността на данните: Поверителността на данните се превръща във все по-важна грижа и работодателите трябва да гарантират, че техните практики за проверка на миналото са в съответствие с приложимите закони за защита на данните.
• По-голяма прозрачност: Има нарастващо търсене на по-голяма прозрачност в процеса на проверка на миналото, като кандидатите искат да знаят каква информация се събира и как се използва.

Заключение

Услугите за верификация на проверките на миналото са основен инструмент за организациите, които искат да смекчат риска, да осигурят съответствие и да насърчат безопасна и сигурна работна среда. Като разбират различните видове проверки, правни аспекти, глобални вариации и най-добри практики, работодателите могат да разработят ефективни програми за проверка на миналото, които отговарят на техните специфични нужди и са в съответствие с приложимите закони. Тъй като светът става все по-взаимосвързан, значението на проверките на миналото ще продължи да расте, което налага работодателите да бъдат информирани и да адаптират практиките си съответно.

Като внимателно навигират в сложностите на глобалните проверки на миналото, бизнесите могат уверено да разширяват своите операции и да изграждат разнообразни, талантливи и надеждни екипи по целия свят.